「プロの資料作成力」清水 久三子 読了

仕事で説明資料を作ることはあるけれど、資料作成について勉強したことはなかった。
タイトルに惹かれ、「プロの資料作成力」を読んでみた。

資料作成をはじめる前の前提として為になる情報が多々あった。
なるほどと思った点をリマインドとして残す。

わかる資料とは
意味を理解できること、意義が理解でき次のアクションを取ることができる資料のことである。

何のために、誰に、何を、どうやってを抑えた資料作りが大事。
誰に何を伝えるかによって資料の内容が大きく変わるので、最初に抑えておくべきポイント。

目的を3段階で設定する
ビジネス資料は相手に何らかのアクションを取ってもらう為に作成される。
1.相手にしてほしいアクションは何か
2.その為に理解してもらいたいことは何か
3.その為にどのような状態にするべきか

資料には自分の言いたいことを書くのではなく、ターゲットの期待と理解に応じた内容にする

ターゲットなる相手、相手層を設定、分析した上で資料を作る
役職、部門の違いによっては聞きたい内容も変わってくる。
知識レベルの差によって、導入部分の有無、話の深さが変わってくる。

メッセージは何かはっきりわかる資料を作る
メッセージには必ず主張と根拠がある。
～という根拠から、XXXすべきである。

メッセージの要件
AだからBであるという主張に矛盾、論理の飛躍がないこと
相手のなぜという疑問に対する答えを持つこと
 ・事前に想定される相手からの質問に対する答えを持つこと
 ・すべて資料に書くのではなくのではなく資料に書くこと、聞かれたら答えることなどを分ける

いきなりパワーポイントを開かない
はじめは紙を使って目的、ターゲット、メッセージを考える

資料がわかにくくなる原因
 ・情報の質が悪い
 ・情報の量が多い
 ・情報の加工が適切でない
 ・効果が効果的でない

曖昧な言葉を使わない
複数の意味に取れる言葉や具体的な行動が想像しにくい言葉は使わない
例.最適な、非常に、善処する、検討する、ソリューションなど

資料作成が上達するには
資料を作成し、良かったところ、悪かったところのフィードバックを受けること
別の人が作った資料から学ぶ

レビュアーの視点
成果物の位置づけやドールは適切か
ターゲットの設定は妥当か
事実、論理に誤りはないか
情報の分類、構造化は適切か

レビューの回数は
方針レビュー、ドラフトレビュー、最終レビューの3回までに抑えたい。
作成者のレベルによっては方針レビューとドラフトレビューを同時に行うこともある。

資料作成にあたり気をつけることや、チェックリストも用意されていて、非常に為になる内容だった。

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